موضوع یکپارچگی سامانه فواد (128) در سراسر کشور

موضوع یکپارچگی سامانه فواد (128) در سراسر کشور

در راستای تحقق بندهای (17 و 23) سیاست های کلی نظام و در اجرای برنامه اصلاح نظام اداری (موضوع مصوبه یکصد و نود و دومین جلسه شورای عالی اداری) و همچنین ابلاغ و پیگیری سازمان اموراداری و استخدامی‌کشور، سامانه فواد (فوریت های اداری) با کد سه رقمی یکصد و بیست و هشت (128) به صورت سراسری در کل کشور مورد بهره برداری قرار گرفته است. 

با اتصال کلیه دستگاه‌های اجرایی به سامانه فواد، امکان ثبت شکایات و درخواست ها در تمامی استان‌ها، شهرستان‌ها و خارج از کشور در سامانه مذکور فراهم می‌باشد.

شاخص های هشت گانه و محورهای کاربردی سامانه فواد (فوریت های اداری) به شرح ذیل می‌باشد.

تمهید شرایط و آمادگی جهت اجرای طرح فوریت های اداری (فواد)
    در راستای تحقق بندهای (17) و (23) سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی امام شهید (ره) و مبتنی بر مفاد ماده (90) قانون مدیریت خدمات کشوری، با هدف تقویت فرآیند پاسخگویی دستگاه‌های اجرایی به شهروندان و ارتقاء رضایت خدمت گیرندگان و همچنین در اجرای بند چهارم از اقدامات ذیل محور سوم برنامه اصلاح نظام اداری (موضوع مصوبه ۱۹۲مین جلسه شورای عالی اداری با شماره ۹۸۸۴۴ مورخ ۲۶‏/۱۰‏/۱۴۰۳)، «سامانه فوریت‌های اداری (فواد)» با کد سه رقمی 128 در مرحله بهره برداری و به صورت سراسری  در کل کشور قرار دارد.

 در همین ارتباط و با هدف رصد مستمر نحوه و کیفیت ارائه خدمات در دستگاه‌های اجرایی با تمرکز بر هشت شاخص کلیدی به شرح ذیل، مقرر است در زمینه ارائه با کیفیت خدمات به شهروندان دقت لازم به عمل آید. 
     با عنایت به چارچوب های علمی و اسناد بالادستی، شاخصهای مذکور از شروط و لوازم اولیه ارائه خدمتِ باکیفیت شمرده شده، مستدعی است نسبت به تمهید شرایط، لزوم ایجاد وحدت رویه و نظارت و بازرسی مستمر بر روند رعایت بهینه و کامل شاخص‌های هشت گانه به منظور ارائه با کیفیتِ خدمات به مردم شریف ایران اسلامی در سطوح داخلی و بین المللی در سراسر کشور و همچنین نمایندگی‌های ج.ا.ا در خارج از کشور، دستور اقدام مقتضی صادر فرمایند.

در ادامه شاخص های هشت گانه فواد و برخی مصادیق نیز ذکر می‌گردد:

‏1-  اطلاع‌رسانی دقیق و شفاف قوانین، مقررات، مراحل و فرآیندهای ارایه خدمت به طرق مختلف از جمله وبگاه یا درگاه سازمانی دستگاه اجرایی، برنامه‌های کاربردی در بستر تلفن همراه و فضای مجازی، تبلیغات محیطی و نظایر آن.  
‏- بروزرسانی مستمر اطلاعات مرتبط با مدیران، ساختارها و اخبار مرتبط با دستگاه اجرایی در وبگاه یا درگاه سازمانی مرتبط.
‏- اطلاع رسانی دقیق و شفاف مدت زمان ارائه خدمت از لحظه‌ی درخواست خدمت گیرنده تا زمان تحویل خدمت.
‏- اطلاع رسانی دقیق و شفاف هزینه قانونی، مدارک و مستندات لازمِ مرتبط با خدمت با استناد به قوانین و مقررات موضوعه.
‏- اطلاع‌رسانی دقیق، شفاف و به موقع در صورت اختلال یا نقص کلی یا جزئی در ارائه خدمت‏/ خدمات دستگاه اجرایی.
‏- پاسخگویی دقیق و شفاف مدیران و کارمندان در زمینه نحوه دریافت خدمت و ارایه راهنمایی لازم به مراجعین.

2- اطلاع‌رسانی به‌موقع و شفاف تصمیمات مرتبط با ارائه خدمت:
‏- اطلاع‌رسانی به موقع و شفاف هرگونه تغییر در فرآیندها یا مدارک لازم برای ارائه خدمت با استناد به تصمیمات مراجع اداری.
‏- عدم تبعیض در ابلاغ و اجرای بخشنامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها، تصمیمات و دستورات اداری نسبت به مراجعین.
‏- بیان ادله معتبر، استدلال‌ها و استنادهای قانونی در ابلاغ تصمیمات مدیران و مراجع اداری. 
‏- اطلاع رسانی مکتوب در زمینه نتیجه پیگیری درخواست ثبت شده ی مراجعه کننده یا تصمیم اداری مرتبط با ایشان.
3- آمادگی کامل تجهیزات، سامانه‌های اداری یا ابزارهای ارتباطی مرتبط با ارائه خدمت:
‏- بررسی و پایش دوره‌ای عملکرد زیرساختهای اداری و ارتباطی از جمله سامانه‌های الکترونیکی، خطوط ثابت تلفن، تلفن گویا، دورنگار (فکس)، برنامه‌های کاربردی تحت وب دستگاه اجرایی و نظایر آن و اطمینان از صحت عملکرد آن‌ها. 
‏- پیش بینی راه حل‌های جایگزین برای استمرار ارایه خدمت در مواقعی که تجهیزات یا شبکه دچار اختلال یا نقص شده اند.
‏- پیش بینی و تمهید شرایط و آمادگی لازم برای رفع خرابی تجهیزات و سامانه‌ها با قید فوریت و در کمترین زمان ممکن. 
‏- در صورت بروز اختلال یا خرابی در زیرساخت‌ها، اطلاع‌رسانی دلیل مربوطه و اعلام زمان مشخص برای ادامه خدمت رسانی. 
4- ایجاد شرایط حاکی از احترام، عدالت و رعایت کرامت انسانی در ارائه خدمت:
‏- استفاده از ادبیات محترمانه و غیر تحکم‌آمیز در تمامی فعالیت‌های اطلاع‌رسانی‌، دعوت‌نامه‌ها، آگهی‌ها، ابلاغ‌ها و هشدارها. 
‏- رعایت حرمت مراجعین و در صورت نیاز به بازرسی مراجعین استفاده از وسایل و تدابیر بازرسی نامحسوس و الکترونیکی. 
‏- رعایت ادب و نزاکت مدیران و کارمندان در گفتار، رفتار و مکاتبات با مراجعین. 
‏- ثبت درخواست، تخصیص نوبت یا صدور کد پیگیری و اطلاع رسانی زمان تقریبی تحویل خدمت به مراجعه کننده. 
‏- رعایت حریم خصوصی مراجعین توسط مدیران و کارمندانی که دسترسی به اطلاعات ایشان دارند. 
‏- فراهم نمودن امکانات و تسهیلات مناسب و شرایط حاکی از احترام به مراجعین در محیط ارایه خدمت از جمله تمهید شرایط سرمایشی و گرمایشی، تعبیه مبلمان اداری در فضای انتظار مراجعین، تسهیل دسترسی به ساختمان‌ها، ابنیه، امکانات و سامانه‌های اداری بویژه برای اشخاص توانخواه، تسهیل ارتباط با مدیر یا کارمند مرتبط با خدمت و نظایر آن.

- رعایت حقوق اشخاص در دریافت خدمات مطابق با قوانین و مقررات موضوعه.
‏- عدم درخواست هزینه، مدارک و مستندات بیش از آنچه که در قوانین و مقرراتِ مربوط به ارائه خدمت تکلیف شده است.
‏- پرهیز از انجام امور شخصی توسط مدیران و کارمندان در ساعات اداری و در معرض دید مراجعین. 

5- رعایت زمان قانونی شروع و پایان ارائه خدمت:
‏- شروع خدمت‌رسانی در ساعت مشخص شده در قانون و عدم تأخیر در شروع ارائه خدمت. 
‏- اتمام خدمت‌رسانی در ساعت مشخص شده در قانون و عدم تعجیل در اتمام ارائه خدمت.
‏- ارائه خدمت بصورت پیوسته و مستمر در ساعات و روزهای کاری که توسط قوانین و مقررات تکلیف شده است.
‏- اطلاع رسانی تاریخ و ساعت ارائه خدمت برای آندسته از خدماتی که امکان ارائه آن‌ها بصورت مستمر وجود ندارد. 

6- استمرار در ارائه خدمت و عدم موکول کردن آن به زمان‌های آتی بدون توجیه قانونی:

‏- پرهیز از توقف یا به تعویق انداختن تمام یا بخشی از فرآیند ارائه خدمت توسط مدیران یا کارمندان بدون دلیل قانونی. 
‏- پرهیز از توقف یا به تعویق انداختن امضاء یا تأیید اوراق و اسناد اداری مرتبط با خدمت به زمان‌های آتی بدون دلیل قانونی. 
‏- اطلاع رسانی دقیق، شفاف و به موقع دلیلِ قانونی مرتبط با توقف یا به تعویق انداختن ارائه خدمت.
‏- تمهید شرایط ارائه خدمت به مراجعه کننده در همان روز کاری مراجعه ایشان در صورت امکان. 

7- استمرار در ارائه خدمت و عدم وابستگی آن به حضور مدیر‏/کارمند خاص:
‏- حضور مستمر مقام یا مدیر تصمیم‌گیر یا دارای حق امضاء یا کارمندان مجاز از سوی ایشان در محل ارایه خدمت.
‏- پیش‌بینی نیروی جایگزین در مواقعی که مقام یا مدیر یا کارمند اصلی ارائه دهنده خدمت حضور ندارد. 
‏- رعایت عدم وابستگی کامل یک یا چند خدمت به حضور یک مدیر یا کارمند خاص (پیش بینی تفویض اختیار یا گردش کار به سایر کارمندان مجاز). 

8-  شاخص هشتم فواد با عنوان هدر رفت انرژی و اسراف و تبذیر منابع به شاخص‌های پیشین و با مصادیق ذیل افزوده شده است؛ 
 استفاده نامناسب از سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی (دمای بیشتر یا کمتر از حد استاندارد در فصول سرما و گرما).
روشن بودن بی‌دلیل چراغ‌ها در ساعات غیراداری.
روشن ماندن کولر یا سیستم گرمایشی در اتاق‌های خالی یا خارج از ساعت کاری.
نشتی‌های طولانی‌مدت سیستم های آبرسانی در ساختمان‌های اداری.
آبیاری فضای سبز در ساعات گرم روز یا با روش‌های غیر بهینه.
شستشوی محوطه، خودروها و آبیاری فضای سبز با آب شرب.
اخذ بلاوجه کپی مدارک هویتی و استفاده بی رویه از کاغذ.
استفاده شخصی از خودروهای اداری و تجهیزات در مکان‌های غیرمتعارف و یا خارج از مأموریتهای اداری.
خریدهای غیرضروری، لوکس یا تجهیزات بدون نیازسنجی کارشناسی.
تهیه پذیرایی مجلل و بیش از نیاز و هدایای گران قیمت در همایش ها و مراسمات.

اینک تأکید می‌گردد که با اتصال کل دستگاه‌های اجرایی از اسفندماه یکهزارو چهارصد و چهار به سامانه فواد در سراسر کشور، امکان ثبت شکایات و درخواست ها در سامانه مذکور در داخل و خارج از کشور فراهم گردیده است.